Cisco Webex – wielki wpływ na integrację niewielkich zespołów

Cyfrowa transformacja - wielu specjalistów z branży IT używa tego określenia, nie zastanawiając się nad nim głębiej. Jednak cyfrowa transformacja to coś więcej niż zwykła zmiana. To prawdziwe zaburzenie status quo, które wymaga od organizacji przemyślenia sposobu, w jaki wykorzystuje ona w swojej działalności nowe technologie i przeanalizowania w jaki sposób jej członkowie współpracują ze sobą, zarówno w ramach organizacji, jak i poza nią.

Jeśli chcesz zmienić sposób prowadzenia biznesu, musisz przemyśleć wybór narzędzi, z których korzystasz. Czy sprawdzone metody to wciąż najlepsza opcja, czy najnowsze rozwiązania umożliwiły nowe przepływy pracy, które lepiej pasują do Twoich działań? Pytania te są tak samo istotne w przypadku międzynarodowych korporacji, jak i mniejszych firm o ograniczonych budżetach i zasobach kadrowych. 

Zjednoczenie cyfrowych liderów na skalę międzynarodową

Firma CIONET powstała w Belgii w 2007 r. z myślą o budowaniu połączeń i wsparciu współpracy pomiędzy pracownikami branży IT. Stanowimy międzynarodową społeczność zrzeszającą CIO z Europy i Ameryki Łacińskiej, którzy dzielą się swoją ekspercką wiedzą i najlepszymi praktykami oraz uczą od siebie nawzajem. Udało się nam stworzyć międzykontynentalną sieć jednoczącą cyfrowych liderów, zrzeszamy ponad 8000 członków i posiadamy 16 filii w różnych krajach.

Działalność CIONET obejmuje wiele aktywności online, co umożliwia naszym członkom wchodzenie ze sobą w interakcję niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Sercem globalnej wspólnoty jest CIONET International. Co roku organizujemy kilka międzynarodowych spotkań, jednak 90% działań inicjowanych jest przez nasze filie. 

Budowanie wspólnoty CIO w Polsce

Jestem współprzewodniczącym CIONET Polska. Nasza filia została założona 5 lat temu i zrzesza ok. 600 cyfrowych liderów w naszym kraju. Każdego roku organizujemy kilkadziesiąt wydarzeń – zarówno online, jak i offline – pomagających stworzyć wysoką kulturę IT w Polsce. 

Zaczynaliśmy jako pięcioosobowy zespół, jednak w miarę, jak przybywało i członków, i sponsorów, potroiliśmy liczbę pracowników. Od samego początku wiedzieliśmy, że kluczem do sukcesu jest praca zespołowa i podejście oparte na projektach. W tym czasie nie mieliśmy jednak biura, a wszystkie osoby zatrudnione w naszej filii pracowały z domu. Jak wiele innych grup działających na rzecz osiągnięcia wspólnego celu większość kwestii organizacyjnych ustalaliśmy mailowo lub telefonicznie. Zaczęliśmy jednak dostrzegać, że te narzędzia ograniczały nasze możliwości w zakresie komunikacji i współpracy.

Odpowiednie rozwiązanie dla naszego podejścia opartego na projektach

Zaczęliśmy szukać rozwiązania lepiej dopasowanego do naszego stylu pracy. W CIONET Polska wszystko, co robimy, ma strukturę projektową – zarówno kameralne spotkania, jak i większe wydarzenia, takie jak konferencja dotycząca bezpieczeństwa, którą zorganizowaliśmy na początku grudnia 2019 r. Zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy platformy komunikacji i współpracy, która odzwierciedlałaby to podejście.

Niektórzy członkowie CIONET pracują dla największych polskich firm, a wśród dwóch tuzinów naszych sponsorów znajdują się najbardziej rozpoznawalne organizacje w branży IT. Mieliśmy więc dostęp do każdej możliwej platformy współpracy, a także do ekspertów, którzy mogli odpowiedzieć na wszystkie nasze pytania. 

Ostateczna decyzja zależała przede wszystkim od kompatybilności. Wybór nowego narzędzia IT przypomina zatrudnianie nowego pracownika. Choć kandydaci posiadają zbliżony zakres kompetencji, jeden z nich w widoczny sposób się wyróżnia i najlepiej pasuje do kultury danej organizacji. W naszym przypadku takim kandydatem był Cisco Webex.

Nie bądź głupcem z narzędziem

Kilka lat temu usłyszałem cytat, który zapadł mi w pamięć: „Głupiec dysponujący narzędziem pozostaje głupcem.” Zdanie to przypisuje się legendarnemu Gary’emu Boochowi, głównemu specjaliście ds. inżynierii oprogramowania w IBM Research. Oznacza to ni mniej ni więcej, że podstawą jest struktura. Ponieważ zdefiniowaliśmy już u siebie podejście oparte na projektach, byliśmy w stanie dostrzec słabe strony posiadanych przez nas narzędzi, a następnie – zacząć szukać alternatywnych rozwiązań. 

Zdaliśmy sobie sprawę, że największym problemem w przypadku korzystania z maili i telefonów jest to, że przy tym sposobie komunikacji łatwo o błędy. Gdy przesyłasz plik w tę i z powrotem lub podejmujesz decyzję na podstawie całego łańcucha pytań i odpowiedzi, łatwo stracić rozeznanie, co zostało zrobione i przez kogo. Nieustannie przełączasz się między skrzynką odbiorczą a OneDrive, namierzając różne wersje dokumentów, by rozgryźć, na jakim etapie są prace.

Zdarzało się, że długie godziny spędzaliśmy na rozmowach telefonicznych, podczas których usiłowaliśmy wszystko uporządkować, a raz czy dwa musieliśmy wszystko zaczynać od nowa. Cisco Webex pozwala uniknąć tego rodzaju zamętu, ponieważ konsoliduje całą naszą pracę w jednym, opartym na współpracy środowisku.   

Tworzenie przestrzeni Webex i budowanie pamięci instytucjonalnej

Nasze główne narzędzie pracy to Webex Teams – oparte na chmurze rozwiązanie, które w ramach jednej aplikacji oferuje czat grupowy, wideorozmowy i udostępnianie dokumentów, a także zapewnia pełną integrację Microsoft Office 365. W sali konferencyjnej zainstalowaliśmy również urządzenie Webex Board na potrzeby współpracy z grupami wewnętrznymi oraz kontrahentami. 

Korzystając z naszego podejścia opartego na projektach, stworzyliśmy w ramach Webex Teams odrębne przestrzenie odpowiadające różnym działaniom. Na najwyższym poziomie mamy ogólną przestrzeń obejmującą m.in. działania z zakresu sprzedaży i budowania społeczności. Dalej zaczyna się bardziej wyspecjalizowany podział. Za każdym razem, gdy rozpoczynamy nowy projekt – czy to organizację konferencji, pozyskiwanie funduszy, czy kampanię online – tworzymy nową przestrzeń współpracy Webex Teams.

W ten sposób każda z naszych inicjatyw zlokalizowana jest w odrębnej przestrzeni Webex Teams. Wszystkie dokumenty i cała komunikacja w ramach danego projektu – pliki Microsoft Word lub Excel, transkrypcje czatów, nagrania z wideokonferencji czy rysunki – przechowywane są w jednym miejscu.  

Pamięć grupowa może być problematyczna niezależnie od wielkości organizacji. Łatwo zapomnieć, dlaczego rozpoczęliśmy realizację jakiegoś projektu lub zaimplementowaliśmy daną politykę. Dzięki Webex Teams możemy cofnąć się w czasie i zobaczyć, co już zrobiliśmy, jakie podjęliśmy decyzje i co nas czeka. Wszystko jest opatrzone znacznikami czasu i zarchiwizowane, mamy więc jedno źródło informacji, które pokazuje, w jaki sposób dotarliśmy do tego, co robimy teraz.  

Dostęp dla każdego – niezależnie od miejsca

Dzięki Webex Teams i Webex Board każdy może z nami pracować niezależnie od tego, gdzie się znajduje. Członkowie zespołu mogą wchodzić w interakcje w czasie rzeczywistym, będąc w domu, mogą nawet słuchać przebiegu spotkania za pomocą urządzenia mobilnego, stojąc w korku.

Co równie ważne, zdalnie dołączyć mogą do nas również partnerzy zewnętrzni i branżowi specjaliści, którzy pomagają nam przyznawać doroczne Digital Excellence Awards. Produkty Cisco są uniwersalne, więc wielu naszych partnerów może włączyć się w nasze spotkania przy użyciu narzędzi, z których już i tak korzystają. 

Cisco Webex pozwolił podnieść nam jakość i poziom usług, które oferujemy naszym członkom. Od kiedy dwa lata temu zaczęliśmy używać tej platformy komunikacji, podwoiliśmy liczbę wydarzeń, które organizujemy w ciągu roku, choć liczba zatrudnionych przez nas osób wzrosła zaledwie o 30%.

Nie bylibyśmy w stanie tak zwiększyć efektywności, nadal korzystając z maili i rozmów telefonicznych. Webex zapewnił nam szybko działającą, niezawodną i łatwą w obsłudze platformę pomagającą nam organizować, realizować i archiwizować projekty w sposób, który odzwierciedla najlepsze praktyki i nasze ustalone przepływy pracy. 

Nie wystarczy naśladować konkurencji

Chciałbym tu wrócić do przytoczonej już idei „głupca z narzędziem” i przypomnieć, że wybór Webex nie był dla nas punktem wyjścia. Był nim wybór metodologii, a następnie dopasowanie najlepszego narzędzia, które pozwoliłoby ją zaimplementować i zoptymalizować. 

Webex to potężne, skalowalne i transformatywne narzędzie, które może przynieść korzyści zarówno małym organizacjom, takim jak CIONET Polska, jak i korporacjom zatrudniającym dziesiątki tysięcy pracowników. Nie sprawdzi się jednak w przypadku firm, które nie posiadają określonego kierunku i celu, i które w pierwszej kolejności nie zdefiniują najlepszych praktyk w zakresie prowadzonej przez siebie działalności.  

Nie wystarczy naśladowanie konkurencji i przyjęcie najpopularniejszego w danej chwili rozwiązania IT. Należy przeprowadzić audyt swoich procesów. Porozmawiać z wewnętrznymi i zewnętrznymi użytkownikami. Zastanowić się nad swoimi mocnymi i słabymi stronami. A następnie znaleźć sposób na rozbudowywanie tego, co działa, przy jednoczesnej eliminacji tego, co się nie sprawdza. 

Wielu ludzi myśli, że oparte na współpracy systemy są istotne tylko w dużych korporacjach. Jestem innego zdania. Nawet w firmie zatrudniającej 15 osób każdy pracownik musi być dobrze poinformowany. Wadliwy przepływ informacji może zaistnieć wszędzie, także w mniejszych organizacjach. 

Cisco Webex pomaga mojemu zespołowi łączyć polskich cyfrowych liderów. Pomyśl, co dzięki niemu może osiągnąć Twój zespół?