Gestaltung des Büros der Zukunft mit Portfolioweiten Standortbasierten Services und Raumoptimierung

CISCO

Ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind, Bürogestaltung zählt. Sie ist für MitarbeiterInnen eine Qualität, die sie stolz macht, zur Arbeit zu kommen. Es könnte sogar Ihre Entscheidung, in das Unternehmen einzutreten, beeinflussen. Für Arbeitgeber hat die durchdachte, hochfunktionelle Bürogestaltung einen enormen Einfluss auf das Unternehmensergebnis.


Als einer der weltweit führenden Anbieter von Rückversicherung und Versicherung widmet sich Swiss Re die Welt resistenter zu machen, und das beginnt hier bei uns am Hauptsitz. Wir wollen neue Perspektiven, neues Wissen und Kapital anbieten, um Unternehmen aller Art zu helfen, Risiken besser zu antizipieren und zu verwalten.

Durchdachtes, funktionsfähiges Bürodesign kommt sowohl Mitarbeitern als auch Arbeitgebern zugute.


Aber wie sollen wir das erreichen, wenn unsere Mitarbeiter kein unterstützendes Bürodesign haben? Einfach gesagt: können wir nicht. Deshalb nahm dieses Projekt für uns alle schnell eine besondere Bedeutung an. Es hatte das Potenzial, der entscheidende Faktor zu sein, der uns zu einem vertrauenswürdigen Geschäftspartner und ausgewählten Arbeitgeber auf dem Markt machen könnte.


Dies war Teil unserer Smart Building and Service Solution Initiative, die in unsere globale, digitale Unternehmensstrategie eingebettet ist und einen Schlüsselfaktor für ein digitales Unternehmen darstellt. Die Initiative soll einen hohen Mehrwert in puncto Betriebseffizienz und Kundenzufriedenheit generieren.

An einen Partner wenden

Swiss Re wusste, dass wir einen starken Partner brauchten, um diesen Traum Wirklichkeit werden zu lassen. Der Ruf von Netcloud, die führenden Experten für Planung, Implementierung und Verwaltung von ICT-Lösungen zu sein, machte Sie zur naheliegenden Wahl.

Suchen Sie nach Technologiepartnern, die helfen, Ihren grossen Visionen Fokussierung und Pragmatismus zu geben.


Wie Sie sich vorstellen können, hatten wir viele Ideen, wie das Büro der Zukunft aussehen könnte. Wir hatten ganz grosse Visionen. Die Leute bei Netcloud haben aber sofort mitgeholfen, diese Konzepte in eine Reihe kleiner, überschaubarer und praktischer Initiativen einzugrenzen. Aus 15 Ideen haben wir unsere Liste auf die drei reduziert, welche die meisten Auswirkungen hatten.


Sobald der Umfang definiert war, agierte Netcloud als unser "Generalunternehmer", und basierend auf unseren Anforderungen, brachte Netcloud Cisco und Locatee mit an Bord.

Befähigende Zusammenarbeit mit Standortbasierten Daten

Unsere erste Initiative war die Schaffung von standortbasierten Dienstleistungen für Mitarbeiter. Wir dachten, es wäre von Vorteil, über eine standortbasierte App zu verfügen, welche es den Leuten ermöglicht, Ihre Kollegen im Büro leicht zu finden. Die erste Version dieser App wurde von Swiss Re Programmierern in Zusammenarbeit mit Netcloud gebaut. Wir nutzten Ciscos DNA Spaces Technologie, und die App ermöglichte es uns, unsere Kollegen zu finden, wo immer diese im Gebäude waren. In einem so grossflächigen Raum wie unserem, bedeutete dies grosse Vorteile.


Dies ist besonders kritisch in grossen Büros, in denen Menschen aus der ganzen Welt zu Besuch sein könnten. Wenn ich in Zürich ansässig bin, aber ins New Yorker Büro gehe, zeigt mir die App, dass drei Leute aus meinem Team jetzt auch in New York sind. Mitarbeiter können auch leicht Kollegen finden, die sie noch nie persönlich getroffen haben.


Mit der ortsbasierten App wurde es möglich, dass unsere Mitarbeiter besser als je zuvor persönlich miteinander in Verbindung treten konnten. Keine Zeit wurde verschwendet, wenn sie versuchten, Leute für ein Treffen zu orten oder wenn sie ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen benötigten.


Die Basistechnologie, die wir installierten war erstaunlich gut, aber wir dachten, wir könnten es noch weiter entwickeln. Dann wurde es interessant.

Echtzeit-Einblick erfordert Echtzeit-Daten

Mit den zugrunde liegenden Daten von Cisco CMX schlug Netcloud vor, eine Lösung wie Locatee obendrauf einzubauen. Dies würde es uns ermöglichen, nicht nur ortsbasierte Informationen zu sammeln, sondern echte Einblicke daraus zu gewinnen. Dies hatte das Potenzial, bei ordnungsgemässer Ausführung das gesamte Unternehmen positiv zu beeinflussen.


Wir benötigten eine Lösung, die unabhängig von der Grösse unseres Immobilienportfolios skalierbare Erkenntnisse lieferte. Darüber hinaus musste es zukunftssicher sein, was bedeutet, dass wir neue Anwendungsfälle für die Zukunft hinzufügen mussten. Locatee erfüllte alle diese Anforderungen.


Locatee, für diejenigen welche es nicht wissen, hat eine intelligente Bauplattform entwickelt. Es wurde entwickelt, um Daten aus einem IT-Netzwerk und anderen Systemen zu sammeln und in Echtzeit Einblicke in die Arbeitsplätze für Unternehmensimmobilienteams zu liefern. Netcloud half uns zu erkennen, dass wir durch die Zusammenarbeit von Cisco mit Locatee die vorhandene IT-Infrastruktur nutzen konnten, um noch genauere Informationen von unseren Mitarbeitern und den weltweit verteilten Büroräumen zu erhalten als bereits vorgesehen war. 


Durch die Infrastruktur von Cisco, die strategisch über das gesamte Immobilienportfolio verteilt liegt, können wir mit der Locatee Smart Building Plattform echte Einblicke gewinnen, ohne zusätzliche Hardware hinzuzufügen. Basierend auf Informationen über Geräteverbindungen können wir nun sehen, ob (und wie) ein Raum genutzt wird. Alle diese Daten werden anonymisiert und entsprechen den Datenschutzrichtlinien sowie den lokalen und internationalen Datenschutzvorschriften.

Aber es geht um mehr als nur herauszufinden, wer wo sitzt oder wie viele Menschen anwesend sind. Es geht darum sicherzustellen, dass unsere Ressourcen immer optimiert sind, um unseren Raum optimal zu nutzen. Wenn wir zum Beispiel Gespräche über die Konsolidierung oder Erweiterung eines Raumes führen, arbeiten wir nicht mehr allein auf Intuition. Wir verfügen über in Echtzeit umsetzbare portfolioweite Daten, die wir nutzen und analysieren können, um die Raumauslastung im gesamten Unternehmen zu maximieren.


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ausgerollte Smart Building Plattform die Analyse der Arbeitsflächenauslastung ermöglicht und dass das Swiss Re Immobilienteam nun faktenbasierte Entscheidungen treffen kann. Es prägt auch die Art und Weise, wie unsere Mitarbeiter mit unseren Gebäuden interagieren.

Echtzeit, portfolioweite und umsetzbare Einblicke in Ihren Arbeitsbereich bedeuten, dass Entscheidungen nicht mehr mit Bauchgefühl getroffen werden.


In Zukunft können wir auch über die Raumauslastung im Rahmen der Anpassung von HLK-Systemen in Abhängigkeit von der Anzahl der Personen in einem Gebäude nachdenken. Dies reduziert wiederum Kosten nicht nur für Räumlichkeiten, sondern auch für Energie. Sie würden überrascht sein, wie viele positive Veränderungen Sie machen können, wenn Sie wissen, wie viele Menschen an einem bestimmten Ort sind. Die von Netcloud verwaltete Cisco- und Locatee-Lösung zeigt sogar die Belegungsrate vom gesamten Gebäude bis hin zu einzelnen Bürogebäuden, Bodenflächen oder sogar Zimmern. Wir senken die Kosten und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter gedeckt werden - nur effizienter als je zuvor. 


Zu Beginn dieses Projekts haben wir noch ausschliesslich an unseren Hauptsitz gedacht. Da die Implementierung der Cisco-und Locatee-Lösung von Netcloud aber so erfolgreich und die Lösungen so skalierbar waren, sind wir auf Pilotprogramme in München und Bratislava umgestiegen. Wir waren mit dem Erfolg so zufrieden, dass wir uns schnell entschieden haben, die Lösung weltweit zu entwickeln und zu installieren.


Um dies zu verdeutlichen: Swiss Re hat 43 verschiedene Gebäude in über 20 Ländern: unter anderem ikonische Bürogebäude wie Swiss Re Next in Zürich, 30, St. Mary Axe in London und weitere Bürogebäude in New York, Peking, Sydney, Mumbai, Kapstadt und Paris. Diese Gebäude enthalten Daten, die jedes Unternehmen unserer Grösse ständig sammelt, aber wir waren noch nie in der Lage, sie zu verwenden. Dank Netcloud, Cisco und Locatee können wir nun wertvolle Erkenntnisse daraus gewinnen. Ausserdem sind Cisco-Zugangspunkte in allen unseren Büros verteilt, was bedeutet, dass die Lösung von Locatee auf einwandfreie Infrastruktur aufgebaut ist. Locatees Plattform ist eine hochentwickelte Lösung, aber sie ist auch nur so gut wie die Daten, die sie anzieht. Die Zuverlässigkeit welche die überall installierten Cisco-Zugangspunkte bieten und unser Partner Netcloud, der den gesamten Betrieb verwaltet, machen Locatee zu einem wahren Kraftpaket.


All dies erfordert keine physischen Eingriffe oder Hardware-Installationen, da Ciscos Infrastruktur bereits detaillierte und wertvolle Daten liefert. Der hoch skalierbare und damit kosteneffiziente software-as-a-service (SaaS) Ansatz ermöglicht die Analyse der Arbeitsraum-Nutzung über unser gesamtes Immobilienportfolio – über einzelne Gebäude, Etagen und Abteilungen hinweg. Dieser Ansatz hilft, die Wartung auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig kontinuierliche Daten und Echtzeitdaten bereitzustellen.

Eine Investition in Ihre Mitarbeiter

Unsere Implementierung wurde ferngesteuert von Netcloud und Locatee ausgeführt und verlief völlig reibungslos. Wir verfügen jetzt über die volle Sichtbarkeit in unser gesamtes Portfolio, wir können unsere Ressourcen überall für maximale Wirkung aus Gestaltungs- und Finanzperspektive optimieren.


Wir werden sehen können, welche Gebäude zu wenig ausgenutzt sind und warum. Wir schauen uns die Daten sehr genau an, bis hin zu bestimmten Etagen in verschiedenen Büros. Wichtige Mitbeteiligte wie Immobilien- und Facility Management haben Echtzeit-Zugriff auf die besten Daten und ebnen den Weg für bessere und innovativere Büros auf nicht einem, sondern sechs Kontinenten.


Als Beispiel für das Wirkungspotential unserer neuen Erkenntnisse betrachten wir unser Münchner Büro. Unser Mietvertrag stand kurz vor der Verlängerung und wir mussten uns entscheiden, wie wir weitermachen wollten. Basierend auf unseren Erkenntnissen von Locatee haben wir beschlossen, unsere Fläche um 10% zu reduzieren. Dies geschah aber nicht zum Nachteil unserer Mitarbeiter. Unsere Erkenntnisse haben uns gezeigt, dass dieser Raum nicht genutzt wurde. Der reduzierte Raum umfasst Arbeitsplätze, gemeinsame Büros, Tagungsräume und Think-Tanks. Die Reduzierung ergibt ein Ersparnis von € 290.000 pro Jahr.

Einblicke wie wir unsere Zukunft vorantreiben können

Die finanziellen Vorteile für Swiss Re liegen auf der Hand. Es wird jetzt einfacher zu sehen, worauf Zeit, Geld und Aufmerksamkeit gerichtet sein sollten, um die grössten Auswirkungen auf unsere langfristigen Ziele zu erlangen. Es wird möglich sein, in sehr kurzer Zeit von Optimierungsmöglichkeiten zu profitieren, anstatt sie an uns vorbeigehen zu lassen, weil wir überhaupt nicht wussten, dass sie existierten.
 

Darüber hinaus werden wir auch in der Lage sein, das positivste Ergebnis zu erzielen: unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können täglich intelligenter arbeiten. Wenn sie wissen, wie das Büro der Zukunft aussieht, wissen sie auch, wie sie diese Vision in die Realität umsetzen können. Die Erkenntnisse, die wir jetzt kennen, werden es uns ermöglichen, für unsere Mitarbeiter leistungsfähigere, produktivere und kollaborativere Büros zu schaffen. Die führenden Unternehmen von morgen investieren heute in ihre Mitarbeiter.