Gestaltung von Büros der Zukunft dank Flächenoptimierung und portfolioweiten standortbasierten Services

Unabhängig davon ob Sie ArbeitgeberInnen oder -nehmerInnen sind, was zählt ist das Arbeitsumfeld. Für ArbeitnehmerInnen ist es ein Faktor, der sie stolz macht, zur Arbeit zu kommen. Dies kann sogar die Entscheidung beeinflussen, in ein Unternehmen einzutreten. Für ArbeitgeberInnen hat eine durchdachte, hochfunktionale Arbeitsumgebung einen enormen Einfluss auf das Endergebnis des Unternehmens.

Als einer der weltweit führenden Anbieter von Versicherungen und Rückversicherungen widmet sich Swiss Re der Aufgabe, die Welt widerstandsfähiger zu machen und das beginnt hier bei uns am Hauptsitz. Wir wollen Unternehmen aller Art mit neuen Perspektiven, Wissen und Kapital helfen, Risiken besser zu antizipieren und zu verwalten.

Aber wie sollen wir das erreichen, wenn unsere Mitarbeitenden keine unterstützende Arbeitsumgebung haben? Einfach gesagt: das können wir nicht. Deshalb hat dieses Projekt für uns alle schnell eine besondere Bedeutung eingenommen. Es hatte das Potenzial, der entscheidende Faktor zu werden, der uns zu einem vertrauenswürdigen Geschäftspartner und bevorzugten Arbeitgeber auf dem Markt macht.

Das Projekt war Teil unserer Smart Building und Service Solution Initiative, die in unsere Global Digital Enterprise Strategie eingebettet ist und einen Schlüsselfaktor für ein digitales Unternehmen darstellt. Die Initiative sollte einen hohen Mehrwert in puncto Betriebseffizienz und Kundenzu-friedenheit generieren.

Partnerschaftliche Unterstützung

Swiss Re war sich bewusst, dass es einen starken Partner braucht, um diesen Traum zu verwirklichen. Es war naheliegend, hierfür Netcloud zu wählen, der führende Experte für Planung, Implementierung und Verwaltung von ICT-Lösungen.

Wie Sie sich vorstellen können, hatten wir viele Ideen, wie das Büro der Zukunft aussehen könnte. Wir hatten grosse Visionen. Die Mitarbeitenden von Netcloud haben uns dabei geholfen, diese Konzepte in eine Reihe von kleinen und überschaubaren Initiativen einzugrenzen, welche das grösste Potential versprachen. Aus 15 Ideen haben wir unsere Liste auf die drei reduziert, welche die meisten Auswirkungen hatten.

Sobald der Umfang definiert war, agierte Netcloud als unser „Generalunternehmer“ und basierend auf unseren Anforderungen holte Netcloud Cisco und Locatee mit an Bord.

Produktive Zusammenarbeit dank standortbasierten Daten

Unsere erste Initiative bestand in der Schaffung von standortbasierten Dienstleistungen für Mitarbeitende. Wir dachten, es wäre von Vorteil, über eine standortbasierte App zu verfügen, welche es ermöglicht, KollegInnen im Büro leicht ausfindig zu machen. Die erste Version dieser App wurde von Programmierern von Swiss Re in Zusammenarbeit mit Netcloud entwickelt. Wir nutzten Cisco’s DNA Spaces Technologie und die App ermöglichte es uns, KollegInnen zu finden, wo immer sie sich im Gebäude befanden. Auf einer so grossen Fläche wie unserer, bedeutete das beachtliche Vorteile.

Dies ist besonders entscheidend in grossen Bürogebäuden, in denen Menschen aus der ganzen Welt zu Besuch sein können. Wenn ich meinen Sitz in Zürich habe, aber z.B. einmal ins New Yorker Büro gehe, zeigt mir die App, dass drei weitere KollegInnen aus meinem Team jetzt ebenfalls dort sind. Mitarbeitende können auf diese Weise selbst KollegInnen finden, die sie noch nie persönlich getroffen haben.

Mit der standortbasierten App wurde es möglich, dass unsere Mitarbeitenden besser als je zuvor persönlich miteinander in Verbindung treten können. Es wird keine Zeit mehr für die Suche von ArbeitskollegInnen verschwendet.

Die Basistechnologie, die wir installiert haben, war erstaunlich gut, dennoch waren wir daran interessiert, sie noch weiterzuentwickeln. Da wurde es spannend.

Echtzeit-Einblicke setzen Echtzeit-Daten voraus

Mit den zugrunde liegenden Daten von Cisco CMX schlug Netcloud vor, zusätzlich eine Lösung wie Locatee einzusetzen. Diese würde es uns ermöglichen, nicht nur standortbasierte Informationen zu sammeln, sondern verlässliche Einblicke daraus zu gewinnen. Darin verbarg sich das Potenzial, bei korrekter Ausführung das gesamte Unternehmen positiv zu beeinflussen.

Wir benötigten eine Lösung, die unabhängig von der Grösse unseres Immobilienportfolios skalierbare Erkenntnisse liefert. Darüber hinaus sollte sie zukunftssicher sein, was bedeutet, dass die Möglichkeit bestehen soll,auch zukünftig neue Anwendungsfälle hinzufügen zu können. Locatee erfüllte alle diese Anforderungen.

Locatee hat eine Smart Building Plattform entwickelt, welche Daten aus einem bestehenden IT-Netzwerk und anderen Systemen sammelt und Einblicke in die Arbeitsplatznutzung in Echtzeit für Corporate Real Estate Teams liefert. Netcloud hat uns dabei geholfen zu erkennen, dass wir durch die Zusammenarbeit von Cisco und Locatee die vorhandene IT-Infrastruktur nutzen konnten, um noch genauere Informationen von unseren Mitarbeitenden und den global verteilten Büroflächen zu erhalten.

Durch die Infrastruktur von Cisco, die strategisch über das gesamte Immobilienportfolio verteilt ist, können wir mit der Locatee Smart Building Plattform echte Einblicke gewinnen, ohne auf zusätzliche Hardware zurückgreifen zu müssen. Basierend auf Informationen über die Netzwerkverbindung von Geräten können wir sehen, ob (und wie) ein Raum genutzt wird. Alle diese Daten werden anonymisiert und entsprechen den lokalen und internationalen Datenschutzrichtlinien und -vorschriften. Aber es geht dabei um mehr, als herauszufinden, wer wo sitzt oder wie viele Mitarbeitende anwesend sind. Es geht darum, sicherzustellen, dass unsere Ressourcen stets optimiert werden, um unsere Flächen optimal zu nutzen. Wenn wir beispielsweise Gespräche über die Konsolidierung oder Erweiterung einer Fläche führen, verlassen wir uns nicht mehr allein auf unser Bauchgefühl. Wir verfügen nun über portfolioweite Daten in Echtzeit, die wir analysieren und nutzen können, um die Raumauslastung im gesamten Unternehmen zu optimieren. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ausgerollte Smart Building Plattform die Analyse der Arbeitsflächenauslastung ermöglicht und dass Swiss Re’s Real Estate Team nun faktenbasierte Entscheidungen treffen kann. Damit wird auch die Art und Weise geprägt, wie unsere Mitarbeitenden mit ihrem Arbeitsumfeld interagieren.

In Zukunft können wir uns auch vorstellen, die Informationen zur Raumauslastung bzw. der Anzahl Personen in einem Gebäude für die Anpassung von HLK-Systemen zu nutzen. Dies reduziert nicht nur Kosten für Räumlichkeiten, sondern auch für Energie. Sie wären überrascht, wie viele positive Massnahmen Sie ergreifen können, wenn Sie wissen, wie viele Menschen an einem bestimmten Ort sind. Die von Netcloud verwaltete Lösung von Cisco und Locatee zeigt nebst der Belegungsrate von Standorten, einzelnen Bürogebäuden sowie Stockwerken sogar jene von Räumen. Wir senken Kosten und sorgen gleichzeitig dafür, dass den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprochen wird - effizienter als je zuvor. 

Zu Beginn dieses Projekts haben wir noch ausschliesslich an unseren Hauptsitz gedacht. Da die Implementierung der Cisco-und Locatee-Lösung durch Netcloud aber so erfolgreich und die Lösung so skalierbar war, haben wir Pilotprogramme in München und Bratislava initiiert. Wir waren mit dem Erfolg so zufrieden, dass wir uns schnell entschieden haben, die Lösung weltweit auszurollen und einzusetzen.

Um dies zu verdeutlichen: Swiss Re hat 43 verschiedene Gebäude in über 20 Ländern. Unter anderem ikonische Bürogebäude wie Swiss Re Next in Zürich, 30. St. Mary Axe (The Gherkin) in London und weitere Bürogebäude in New York, Peking, Sydney, Mumbai, Kapstadt und Paris. Diese Gebäude enthalten Daten, die jedes Unternehmen unserer Grösse fortlaufend sammelt, wir waren nur bisher nie in der Lage, diese zu verwenden. Dank Netcloud, Cisco und Locatee können wir nun wertvolle Erkenntnisse daraus gewinnen. Ausserdem sind die Cisco Access Points in allen unseren Büros verteilt, was bedeutet, dass die Lösung von Locatee auf eine einwandfreie Infrastruktur aufgebaut ist. Locatee‘s Plattform ist eine hochentwickelte Lösung, aber sie ist abhängig von der Qualität der Daten, auf die sie zugreifen kann. Die Zuverlässigkeit, die von Cisco durch ihr überall installierten Access Points und auch von unserem PartnerNetcloud durch die Verwaltung des gesamten Betriebs geboten wird, machen Locatee zu einem äusserst wertvollen Werkzeug.

Da Cisco‘s Infrastruktur bereits detaillierte und wertvolle Daten liefert, sind weder physische Eingriffe noch Hardware-Installationen nötig. Der hochskalierbare und damit kosteneffiziente Software-as-a-Service (SaaS) Ansatz ermöglicht die Analyse der Flächennutzung über unser gesamtes Immobilienportfolio – über einzelne Gebäude, Geschosse und Abteilungen hinweg. Dieser Ansatz hilft, die Wartung auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig kontinuierliche Daten in Echtzeit bereitzustellen.

Eine Investition in Ihre Mitarbeitenden

Die Implementierung erfolgte aus der Ferne durch Netcloud und Locatee und verlief völlig reibungslos. Wir verfügen nun über einen portfolioweiten Überblick und können unsere Ressourcen überall für eine maximale Wirkung aus gestalterischer und finanzieller Perspektive optimieren.

Wir sind in der Lage zu sehen, welche Gebäude zu wenig ausgelastet sind und weshalb. Die Daten werden von uns sehr genau ausgewertet, bis hin zu bestimmten Etagen in einzelnen Bürogebäuden. Wichtige Stakeholder wie das Corporate Real Estate und Facility Management haben Echtzeit-Zugriff auf die Daten und ebnen den Weg für bessere und innovativere Büros auf nicht einem, sondern sechs Kontinenten.

Als Beispiel für die Relevanz der gewonnenen Erkenntnisse dient unser Büro in München. Unser Mietvertrag stand kurz vor der Verlängerung und wir mussten uns entscheiden, wie wir weitermachen wollen. Basierend auf den Erkenntnissen von Locatee haben wir beschlossen, unsere Fläche um 10% zu reduzieren. Dies geschah aber nicht zum Nachteil unserer Mitarbeitenden. Die Analyse hat gezeigt, dass es Bereiche gab, die nicht genutzt wurden. Dies umfasst Arbeitsplätze, Open Offices, Sitzungszimmer und Think-Tanks. Die Flächenreduktion führte zu einer Ersparnis von € 290.000 pro Jahr.

Zukunfstweisende Einblicke

Die finanziellen Vorteile für Swiss Re sind offensichtlich. Es wird jetzt einfacher sein zu sehen, worauf Zeit, Geld und Aufmerksamkeit gerichtet sein sollten, um bestmöglich unsere langfristigen Ziele zu erlangen. Nun ist es möglich, in sehr kurzer Zeit von Optimierungsmöglichkeiten zu profitieren, anstatt sie an uns vorbeiziehen zulassen, weil wir uns nicht bewusst waren, dass sie existierten.

Das positivste Ergebnis, das wir damit erzielen können: unsere Mitarbeitenden können täglich effizienter arbeiten. Wenn man weiss, wie das Büro der Zukunft aussieht, weiss man auch, wie diese Vision in die Realität umgesetzt werden kann. Die Erkenntnisse, die wir gewonnen haben, werden es uns ermöglichen, für unsere Mitarbeitenden leistungsfähigere, produktivere und kollaborativere Arbeitsumgebungen zu schaffen. Die führenden Unternehmen von morgen investieren heute in ihre Mitarbeitenden.