In einer eigenen Liga: Digitalisierung zur Unterstützung deutscher Spitzensportler

Spitzensportler leben ein einzigartiges Leben. Ihr Blut, ihr Schweiß und ihre Tränen bringen sie an die Spitze, und sie kommen nicht allein dorthin. Für Unterstützung während ihrer gesamten sportlichen Karriere und ihren eventuellen Wiedereinstieg in das "zivile" Leben sind wir da, um zu helfen.

Seit 1967 ist die Stiftung Deutsche Sporthilfe die wichtigste private Sportförderungsinitiative in Deutschland und unterstützt Athleten auf ihrem Weg zum Erfolg sowohl innerhalb Deutschlands als auch bei internationalen Wettbewerben wie den Olympischen und Paralympischen Spielen. Heute ist es unsere Aufgabe, die 4.000 Top-Athleten in Deutschland in 50 Disziplinen zu unterstützen. Wir tun dies sowohl finanziell als auch in der Karriereplanung und Personalentwicklung durch Schulungsseminare, Mentees und andere Programme.

Die harte Arbeit, der Idealismus und die Leidenschaft dieser Athleten sind das Beste, was unser Land zu bieten hat. Als solche hat unsere Stiftung Unterstützung von höchster Regierungsebene, darunter Bundeskanzlerin Angela Merkel und die Bundesminister. Wir wissen, dass wir in der deutschen Gesellschaft eine wichtige Rolle spielen und eine wichtige Mission zu erfüllen haben.

©Schwabensport

Eine besondere Verbindung von und mit Athleten

Ich hatte schon immer eine besondere Verbindung zur Welt des Sports und dieser Stiftung. Ich war vor vielen Jahren selbst Sportler, habe Wasserball in Nationalmannschaften gespielt und an Meisterschaften teilgenommen. Ich liebte es, und damals wurde ich auch von der Deutschen Sporthilfe unterstützt. 

Ein Großteil meiner Karriere hat ich seitdem in der Telekommunikationsbranche verbracht, unter anderem mehrere Jahre bei der Deutschen Telekom (DT), einem großen Sponsor der Deutschen Sporthilfe. Ich habe auch einen Hintergrund in Vertrieb und Digitalisierung. Meine Aufgabe, als ich im April 2020 zur Deutschen Sporthilfe kam, war es, die Deutsche Sporthilfe auf die nächste Stufe zu heben und zu einer datengetriebenen und digitalen Organisation zu werden. Persönlich wollte ich auch den Athleten und der Organisation etwas zurückgeben, die mir vor all den Jahren so viel gegeben hat.

Die Deutsche Sporthilfe ist eine etablierte, millionenschwere Stiftung, aber die zwischenmenschliche Kommunikation ist hier immer noch ein fester Bestandteil unserer Kultur. Wir schätzen die engen Beziehungen zu unseren Athleten und unseren Sponsorenpartnern sowie intern zu unserem 50köpfigen Mitarbeiterteam. Wir haben festgestellt, dass je näher wir den Menschen sind, je mehr sie sich geschätzt und verstanden fühlen, desto mehr beschäftigen sie sich mit ihrer Arbeit.

Eine dramatische Teamverschiebung von In-Person zu Remote-Arbeit 

Unsere typischen Formen der Zusammenarbeit waren früher persönliche Treffen oder Telefongespräche. Unser Team ist räumlich etwas verteilt, und viele Leute würden sich die Mühe machen, jeden Tag ins Büro zu kommen – manchmal auch lange Strecken zu fahren. Ich habe es immer vorgezogen, mich persönlich zu treffen, vor allem beim ersten Treffen mit jemandem. Ich dachte, es wäre der beste Weg, um eine Beziehung aufzubauen und Aufgaben zu erledigen.

Ich bin im Frühjahr 2020 zur Deutschen Sporthilfe gekommen, nur zwei Wochen nach dem ersten Shutdown in Deutschland. Es war ein Schock für unser System. Remote-Arbeit war in unserer Organisation nicht üblich, und wir alle mussten mindestens sechs Wochen zu Hause bleiben. Obwohl niemand im Büro war, musste das gesamte Geschäft weitergeführt werden, einschließlich der Gespräche mit mehreren Stakeholdern über Initiativen, die wir vorantreiben. 

Dies war der Katalysator für uns, um unseren digitalen Footprint zu erhöhen und nach moderneren Lösungen zu suchen. Wir brauchten etwas, das es uns ermöglichte, unsere Zusammenarbeit in ein virtuelles Umfeld zu verlagern und gleichzeitig den Geist unserer eng verbundenen Unternehmenskultur zu bewahren.

Unsere Teams in Verbindung halten

Es stand viel auf dem Spiel und wir hatten nicht den Luxus der Zeit, uns einer gründlichen Untersuchung und einem RFP-Prozess zu unterziehen. Wir haben sofort unsere Netzwerke genutzt, um jemanden zu finden, der eine Lösung empfehlen könnte. Jemand in unserem Team hatte eine enge Beziehung zu Cisco, also dachten wir, dass das ein guter Ausgangspunkt sein könnte.

Cisco ist eine bekannte globale Marke. Ich kannte Cisco aus meiner früheren Erfahrung bei der Deutschen Telekom und weiß auch, dass viele unserer Partner auch Cisco-Lösungen im Einsatz haben. Als sie vorschlugen, dass Cisco Webex am besten zu unseren Bedürfnissen passen könnte, war diese Vertrautheit ein entscheidender Faktor in unserer Entscheidung. Wir wussten, dass die Einführung einer am Markt etablierten Lösung einen konsistenten und einfachen Übergang für alle gewährleisten würde. Und die Marke ist wichtig. Große Unternehmen wollen keine White-Label-Lösung – sie wollen ein Kernprodukt der Marke sehen, weil die Marke die zusätzliche Ebene der Sicherheit und des Vertrauens mit sich führt.

Diese Sicherheit ist uns auch sehr wichtig. Wir besprechen vertrauliche Informationen die ganze Zeit, wie Budgets, einzelne Athleten und olympische Angelegenheiten, so dass Vertraulichkeit unglaublich  wichtig ist. Wir haben gelernt, dass Cisco Webex eine der höchsten Sicherheitsstufen bei Videokonferenzen und Collaboration-Lösungen bietet, was ein weiteres Plus war.

© Paul Hoffmann

Wenn man unsere Anforderungen berücksichtigt, sah Cisco Webex nach einer einfachen und naheliegenden Lösung aus, und seine einfache Implementierung bedeutete, dass wir es vermeiden würden, ein großes IT-Projekt zu starten, das mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen würde. Wir waren der Meinung, dass Cisco Webex unsere beste Chance für ein nahtloses und befriedigendes gemeinschaftsmögliches Erlebnis war.

Erhöhte Teamleistung ohne zusätzliches Training

Als wir uns für Cisco entschieden haben, haben wir die Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner Logicalis begonnen und alles hat sich schnell entwickelt. Die Deutsche Sporthilfe hatte unsere Mitarbeiter mit Surface Pros für Remote Working ausgestattet und innerhalb weniger Tage hatten wir Cisco Webex auf jedem Gerät. Dies war beeindruckend, zumal wir in der gleichen Situation wie viele andere Unternehmen waren und Webex sehr gefragt war. Obwohl wir kein großer Kunde waren, hat uns das Cisco-Team ernst genommen.

Neben jedem, der Webex auf seinen individuellen Geräten hat, haben wir auch einen Webex-Bildschirm für unseren Frankfurter Büro-Konferenzraum erhalten. Wenn wir ins Büro zurückkehren, können wir Webex weiterhin für verschiedene Meetings verwenden und seine interaktiven Funktionen erkunden. Es ist auch mobil, so dass wir es von einem Raum in einen anderen verschieben können.

Es war wirklich ein Plug-and-Play-Erlebnis. Webex ist sehr intuitiv, was bedeutet, dass niemand zusätzliches Training benötigte, um es zu benutzen. Alle sprangen ohne zu zögern auf den Zug auf und wir begannen sofort, Telefonanrufe durch Webex zu ersetzen. Webex hat unsere Produktivität und Konsistenz verbessert, da von Einzelbesprechungen über Teambesprechungen bis hin zu Kundenanrufen alle das gleiche Medium verwenden. 

Anstatt persönliche Kontaktqualität einzubüßen, haben wir festgestellt, dass Videokonferenzen sie verbessern und eine andere Art von Qualität und Intensität bieten. Jetzt, da jeder die Möglichkeit  und den Einsatz von zu Hause hat, ist jeder effizienter und engagierter als wir erwartet haben. Wir bestehen darauf, dass jeder seine Kameras verwendet, und unsere Meetings sind produktiver, weil die Leute ziemlich schnell auf den Punkt kommen. 

Wir bleiben fokussierter und finden schneller Lösungen. Aus diesem Grund sind unsere Meetings kürzer und unsere funktionsübergreifenden Teams haben mehr Zeit, um zusammenzuarbeiten und unsere Initiativen voranzubringen.

Gehen Sie die Extrameile: mehr Produktivität, weniger Reisen

Wir sind keine große Organisation, aber wir tun immer noch alles, um unsere Umwelt zu schützen und unsere CO2-Bilanz zu verbessern. Webex war eine große Hilfe bei der Erreichung dieses Ziels. Während die Zahl der Treffen zugenommen hat, ist die Zahl der Flüge und Autofahrten deutlich zurückgegangen.

Trotz der Verringerung der Reisetätigkeit gehen unsere Mitarbeiter regelmäßig die Extrameile, vor allem, wenn es um Treffen mit Athleten oder Partnern geht. Der Wechsel zu einem digitalen Meeting-Modell hat unseren Teams mehr Flexibilität zwischen Arbeit und Privatleben gegeben, aber es ist jetzt einfacher, Zeitpläne sofort zu koordinieren. Diese Flexibilität bieten wir unseren Mitarbeitern, von denen viele Jahre für die Deutsche Sporthilfe arbeiten.

Es hilft den Menschen, nicht nur Kraftstoffkosten zu sparen und ihre CO2-Bilanz zu verbessern, sondern auch mehr Zeit mit ihren Familien zu verbringen. Zwei bis drei Stunden im täglichen Arbeitsweg zu sparen, ist lebensverändernd und hilft den Menschen in unserer Organisation, ihrem individuellen Zweck und ihrer Mission im Leben gerecht zu werden. 

Wir haben Webex sogar für unsere allererste digitale Aufsichtsratssitzung genutzt. Zu den Teilnehmern der Sitzung gehörten viele Führungskräfte aus der deutschen Wirtschaft, von denen viele nicht in Frankfurt ansässig sind. Eine durchschnittliche Aufsichtsratssitzung dauert etwa 90 Minuten, Fahrzeit nicht mit eingerechnet. Wir sahen eine deutlich höhere Beteiligung durch den Wegfall der Reisetätigkeit. Wir stellten auch fest, dass die Vorstandsmitglieder während der gesamten Sitzung pünktlicher, fokussierter und engagierter waren.

© private

Die großen Ligen: Webex steht im Mittelpunkt unserer Digitalisierungsstrategie 

Unsere Erfahrung mit Webex hat die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, verändert, und ich bin dankbar, dass wir eine so starke Beziehung zu Cisco gepflegt haben. Die Digitalisierung ist ein Schlüsselelement unserer Strategie für die Zukunft. Sie hat dazu beigetragen, unseren Weg in die Digitalisierung einfach zu gestalten, ohne einen Schritt zu verpassen.

Unser unmittelbares Team ist klein, aber unser erweitertes Team umfasst viele Partner. Wie jeder Athlet weiß, erfordert dies agile, konsequente Teamarbeit und Zusammenarbeit. Webex beschleunigt und ermöglicht diese Entwicklung, und mit ihr können wir unseren Athleten, unseren Sponsoren und unserem Land ein höheres Maß an Service bieten.