Efektívne nástroje na spoluprácu pomáhajú lepšie obsluhovať klientov na Slovensku i inde v Európe

Keď som v roku 2002 zakladal K_CORP, mal som vo vrecku päť eur a ešte som študoval; no mal som veľké sny. Písmeno „K“ v logu spoločnosti je inšpirované mojim priezviskom Košalko a Košicami, kde som navštevoval technickú univerzitu. Bola to doba, keď práve internet začal všetko meniť. Prebiehala IT revolúcia a ja som chcel byť jej súčasťou.

Firma K_CORP začínala ako malá, no vždy hľadala príležitosti na ďalší rast. Chcel som na Slovensko priniesť špičkové IT, ale s cieľom budúceho medzinárodného záberu. A na tom postupne pracujeme. V súčasnosti má K_CORP 50 zamestnancov v troch pobočkách a poskytuje IT služby stovke podnikov. Tie pochádzajú z mnohých odvetví a líšia sa veľkosťou od desiatok po tisíce zamestnancov.

Spolupráca so stredne veľkými podnikmi

Naši zákazníci majú jedno spoločné – chýbajú im interné IT zdroje na správu infraštruktúry. Niekedy ich vlastným IT tímom pomáhame, no vo väčšine prípadov sme ich IT tímom práve my. Našim najobľúbenejším typom klienta je stredne veľká firma, ktorá má jasne definovanú víziu využitia technológií na dosiahnutie svojich cieľov, ale potrebuje partnera, ktorý jej pomôže vybrať a udržiavať správne nástroje IKT pre bezproblémové fungovanie spoločnosti.

So zákazníkmi tejto veľkosti veľmi rád pracujem. Naši ľudia aktívne diskutujú s ich vedením a kľúčovými manažérmi o koncepcii a implementácii IT stratégií a riešení. Potrebujeme preto byť v neustálom kontakte, čo si vyžaduje vhodné komunikačné nástroje, ktoré celý proces urýchlia.

K_CORP má klientov po celom Slovensku. Experti z našej hlavnej kancelárie často spolupracujú s kolegami na pobočkách v Bratislave a v Poprade a spoločne pre tieto firmy navrhujú riešenia. Ich práca si vyžaduje cestovanie medzi pobočkami a za klientom. Na tento účel prevádzkujeme flotilu 25 áut, čo nás stojí nemalé peniaze. Cestovanie ale často nebýva najefektívnejší spôsob práce ani z časového, ani z finančného hľadiska.

Hľadali sme nástroje na spoluprácu, našli sme WEBEX

V priebehu niekoľkých rokov sme vyskúšali množstvo rôznych nástrojov na spoluprácu, ale žiaden z nich nás nenadchol. Jeden bol napríklad dobrý na internú komunikáciu, ale nepoužiteľný na komunikáciu so zákazníkmi. Iný bol zase vynikajúci na zdieľanie obrazovky, ale trpel zlou kvalitou zvuku. A pri väčšine z nich sa vyskytovali problémy v spolupráci medzi hardvérom a softvérom.

Aby sme naplnili všetky naše potreby, mohli efektívne komunikovať so zákazníkmi a kompenzovali technické obmedzenia rôznych platforiem na spoluprácu, museli sme nakoniec používať niekoľko riešení súčasne. Interní aj externí používatelia boli nielen zmätení, ale používanie niekoľkých konkurenčných produktov pre nich bolo aj značne nepohodlné.

Nikdy nebolo isté, či druhá strana bude schopná prijať hovor na rovnakej platforme, akú ste použili vy. Zarezervovali ste si konferenčnú miestnosť, ale kamera a reproduktory boli odpojené, alebo vám na počítači chýbala príslušná aplikácia na zdieľanie obrazovky. V dôsledku toho sa mnohé schôdzky zdržali alebo sa vôbec neuskutočnili.

Jedno riešenie, jeden dodávateľ

Namiesto dovtedajšej praxe používania produktov od rôznych dodávateľov sme potrebovali nájsť ucelené riešenie, ktoré by dokázalo pokryť všetky naše potreby. Chcel som, aby všetci v K_CORP používali rovnaký systém a mojou snahou bolo štandardizovať komunikáciu – ale išlo o viac ako len o konzistentnosť. Hľadal som produkt, ktorý bude tak jednoduchý na používanie, ako prísť do konferenčnej miestnosti a zrealizovať osobné stretnutie. 

Problémom väčšiny videokonferenčných riešení a nástrojov na spoluprácu na diaľku je, že fakticky prácu komplikujú. Býva zložité nastaviť ich a používať, majú nekvalitný zvuk alebo obraz a neumožňujú kvalitne zdieľať obrazovku a súbory. Za takých okolností sa pozornosť upína k nástroju, nie k samotnej komunikácii.

Skúšali sme riešenia od rôznych dodávateľov, no len jedno ponúklo ideálnu kombináciu hardvéru, softvéru a jednoduchosti použitia. Je ním Cisco Webex, ktorý vyniká, pretože jeho nastavenie a používanie je veľmi jednoduché, čo nám umožňuje sústrediť sa na výsledok.

Pomalý rozjazd

Hoci som bol presvedčený, že sme našli správne riešenie, pri jeho zavádzaní sme úmyselne a s nadhľadom postupovali pomaly. Cisco pod značkou Webex ponúka celé spektrum hardvéru a softvéru a ja som chcel nájsť správny mix produktov na spoluprácu, ktoré budú vyhovovať práve našim potrebám. Nie je žiadnym tajomstvom, že aj to najlepšie riešenie je bezcenné, ak nevyhovuje pracovným procesom alebo firemnej kultúre. Usiloval som sa teda zistiť, čo bude optimálne konkrétne pre nás a našu spoločnosť.

Spoločnosť Cisco nám hľadanie kvalitnej spolupráce výrazne zjednodušila. Jej program „Try and Buy“ nám umožnil vyskúšať rôzne produkty a vybrať riešenie, ktoré optimálne prepojilo naše tri pobočky i našich klientov. Testovaciu prevádzku sme začali v Spišskej Novej Vsi v septembri 2019. Do decembra sme promptne zaviedli Webex vo všetkých našich pobočkách.

Hneď mi bolo jasné, že Webex funguje. Rýchlo som prestal posudzovať samotné riešenie a začal sa zaoberať možnosťami, ktoré nám môže ponúknuť. Môžeme realizovať hodinové schôdzky s mnohými účastníkmi z rôznych miest? Budú mať všetci dojem a emóciu, ako keby sme boli v jednej miestnosti? Webex našťastie splnil a prekonal všetky naše očakávania. Našim tímom – ktorým pripadali predchádzajúce technológie ťažkopádne a neohrabané – netrvalo dlho osvojiť si myšlienku virtuálnych schôdzok.

Webex je jednoduchší aj pre našich zákazníkov

Webex spája intuitívny hardvér a softvér do jediného riešenia, ktoré zefektívňuje naše interné schôdzky. Umožňuje nám ale aj efektívne komunikovať s klientmi podľa ich aktuálnych potrieb a možností.

Ak má potrebu zákazník v Bratislave konzultovať so sieťovým technikom v našej centrále v Spišskej Novej Vsi, môžeme poslať odkaz v SMS alebo v e-maile. V priebehu niekoľkých sekúnd sa môže zákazník pripojiť z akéhokoľvek zariadenia, ktoré má práve k dispozícii. Nemusí sťahovať žiadne ovládače alebo špeciálnu aplikáciu a nepotrebuje ani účet v spoločnosti Cisco. Všetko prebieha zabezpečeným pripojením cez internet.

Nebudem preháňať, ak poviem, že niekedy bolo rýchlejšie sadnúť do auta a prísť do iného mesta ako nastaviť a sprevádzkovať videokonferenciu. S Webexom je to minulosť a dnes každoročne ušetríme tisíce eur na údržbe vozidiel, spotrebe pohonných hmôt a v neposlednom rade šetríme čas. 

Čo Webex ponúka navyše

Jednými z mojich najobľúbenejších webexových nástrojov sú aplikácie, či už klasické alebo mobilné. Umožňujú ľuďom, ktorí majú navyše iné povinnosti, alebo ktorí sa nemusia zúčastniť na celom rokovaní, aby sa pripojili na päť alebo desať minút bez toho, aby museli byť fyzicky prítomní v zasadacej miestnosti.

Webex nám tiež umožňuje osloviť širší okruh kandidátov na pracovné pozície. Predtým sme museli najímať len technikov, ktorí mohli pracovať v jednej z našich troch pobočiek. Dnes môžeme zamestnať kohokoľvek odkiaľkoľvek, i priamo z miest, kde sídlia naši klienti. Zamestnanci tak môžu s nami pracovať na diaľku alebo na mieste u zákazníka, rozširovať náš dosah ku zákazníkom a pomáhať napĺňať naše plány expanzie. Dávame im Webex ako súčasť odmeny a ukazuje sa, že je to skvelá investícia.

Cisco Webex nám okrem toho pomáha naďalej zvládať pandémiu COVID-19. Vzhľadom na to, že sme riešenie nasadili v decembri minulého roka, boli sme pripravení, keď bolo treba dodržiavať nariadené opatrenia a spoločenský odstup. Môj tím môže pracovať nielen z domu, ale na diaľku sa vieme stretávať aj so zákazníkmi a spravovať ich IT infraštruktúru, a tým obmedziť fyzické návštevy na absolútne minimum.

Počas pandémie sme Webex aktívne používali a odporúčali aj našim klientom. O možnom zavedení tejto platformy rokujeme aj so školami, pretože do budúcnosti sa dá očakávať častejšie vyučovanie na diaľku. Webex je vynikajúce riešenie, pretože ho môžu študenti používať na akomkoľvek zariadení s internetovým prehliadačom. Táto flexibilita znamená menšie starosti pre správcu školského IT a lepší prístup pre študentov, ktorí majú doma obmedzené výpočtové prostriedky.

Zapojenie zákazníkov

Webex sa predáva sám, lebo jednoducho funguje. Keď ho používame pri rokovaniach so zákazníkmi,  kvalita obrazu, zvuku a konektivity sa prejaví okamžite. Keď potenciálny zákazník na vlastné oči zažije čistý zvuk, zreteľný obraz a emóciu moderného stretnutia, môže pozorovať, ako kamera sleduje rečníkov v miestnosti a vidí, ako v praxi fungujú dotykové funkcie Webex Board, chce vedieť viac.

Webex používame aj na pripojenie expertov Cisco k našim obchodným rokovaniam a konzultáciám podpory. Nedávno sme odporučili Cisco Meraki zákazníkovi, ktorý hľadal riešenie na zabezpečenie bezdrôtovej siete. Pripravili sme presvedčivé argumenty a následne vyzvali špecialistu z londýnskej pobočky spoločnosti Cisco, aby vysvetlil benefity na virtuálnej schôdzke cez Webex.

Priame prepojenie zákazníka so spoločnosťou Cisco počas predaja a po ňom nám pomáha zvyšovať pridanú hodnotu produktu a budovať dôveru. Naši klienti vedia, že sa na nás môžu kedykoľvek obrátiť. Ak potrebuje podporu náš tím, my sa zas môžeme rýchlo obrátiť na odborne vzdelaných pracovníkov z Cisco. To zvyšuje našu dôveryhodnosť a kvalitu.

Budúcnosť spolupráce

Spoločnosť K_CORP zaviedla Cisco Webex len minulý rok, ale všetkým to pripadá, ako keby sme ho používali už celú večnosť. Vďaka nemu sme získali výhodu a náskok pred konkurenciou, pretože umožnil našim zamestnancom kontinuálne pokračovať v práci a zachovať vysokú úroveň služieb.

Ľudia počas krízy pracovali na diaľku a tento trend bude pokračovať aj po návrate k normálu. Pandémia koronavírusu donútila firmy na celom svete prehodnotiť svoj doterajší spôsob fungovania. Môžeme byť svedkami revolúcie na všetkých pracoviskách. Očakávam, že sa z produktov na rozšírenú, obohatenú a virtuálnu realitu vyvinú kľúčové nástroje budúcnosti na spoluprácu. Domnievam sa aj, že Webex čaká sľubná budúcnosť v súvislosti s posunom k hybridným modelom zamestnaní a kolaborácie, ktoré kombinujú prácu na diaľku a na pracovisku.

Rovnako ako ostatní sme sa tejto zložitej situácii prispôsobili. Webex nám poskytol nástroje, vďaka ktorým môžeme inovovať, prosperovať a pripraviť sa na príležitosti postkoronavírusového sveta. S radosťou sa o benefity tohto produktu – a naše skúsenosti – delím so zákazníkmi a partnermi, aby boli pripravení na všetky výzvy, ktoré nám táto doba prináša.