Lepší spolupráce mezi redakcemi pomáhá časopisu Forbes bořit hranice, zkracovat vzdálenosti a podporovat inovace

Forbes Media je jedno z největších jmen v oblasti ekonomického zpravodajství a odborných konferencí na světě. První číslo časopisu Forbes vyšlo v září 1917. Dnes vychází mezinárodně v 38 mutacích. Časopis se postupně etabloval i na internetu: stránky Forbes.com měsíčně přivítají na 71,5 milionu návštěvníků.

Forbes je proslulý svými žebříčky, mimo jiné Forbes 400 (nejbohatší Američané) a Forbes Global 2000 (společnosti s nejvyšší tržní kapitalizací na světě). Náš časopis se vždy vyznačoval inovativností a podnikavostí. Díky tomu nedávno vznikl žebříček 30 pod 30, pravidelně zveřejňovaný seznam mladých nadějných lídrů ve věku do 30 let z různých oborů.

Po každoročním zveřejnění žebříčků následuje řada mezinárodních konferencí, na nichž se schází mladí manažeři a podnikatelé z celého světa. Původně se konference 30 pod 30 konaly pouze ve Spojených státech, ale dnes je pořádáme i v dalších zemích. Jako ředitelka slovenské pobočky časopisu Forbes jsem se podílela na organizaci letošního summitu 30 pod 30 pro střední a východní Evropu, který se konal na Slovensku. 

Propojujeme týmy a regionální zastoupení

Před několika lety jsem začínala ve slovenském Forbesu jako manažerka předplatného. Na své dnešní pozici ředitelky pobočky mám na starosti také obchodní, marketingový, zákaznický a konferenční tým. 

Každý den mě můžete potkat, jak hovořím o produktech a statistikách prodeje s obchodním týmem, diskutuji o strategii pro kampaně s nabídkou předplatného nebo plánuji akce s naším konferenčním týmem. Zprostředkovávám také komunikaci mezi zpravodajskou redakcí a vydavatelským oddělením.

Jedním z mých nejnáročnějších úkolů je zajistit, aby všichni vzájemně spolupracovali. Žádný tým ve slovenském Forbesu nemá vedoucího, takže mojí prací je vytvořit podmínky pro spolupráci a dohlížet na práci, kterou jednotlivé týmy vykonávají samostatně i společně.

Navíc koordinuji projekty týkající se aktivit Forbesu v České republice a v Maďarsku. Dříve jsem jezdila na schůzky do našich kanceláří v Praze a v Budapešti, což vždy zabralo značnou část dne. Ačkoli jsou tato města vzdálená dvě, respektive tři hodiny jízdy, stále se jedná o mnoho drahocenného času stráveného na cestě. Nebylo to právě nejefektivnější využití našeho času, ale podstatně lepší, než komunikovat po telefonu nebo e-mailu. Když s někým nehovoříte tváří v tvář, těžko můžete zjistit, co si skutečně myslí.

Boříme hranice a zavádíme Webex

Přibližně před rokem a půl jsme se stěhovali do nových kanceláří a vzali to jako příležitost změnit způsob spolupráce. Největší změnou bylo zavedení konceptu otevřeného pracovního prostředí. Stržením zdí vznikla atmosféra, která mnohem více podporuje spolupráci. Další změnou bylo zavedení platformy pro týmovou spolupráci, která nám umožnila jednak efektivněji pracovat interně, jednak efektivněji komunikovat s pobočkami Forbesu v sousedních zemích.

Můj nadřízený se sešel s generálním ředitelem společnosti Cisco Systems v České republice, aby nám pomohl nalézt nejlepší možnost, jak propojit kanceláře. V Cisco se můj nadřízený seznámil s řešením Webex Board, které je základem sady komunikačních nástrojů, které tato společnost nabízí.

Systém Cisco Webex Board v jediném zařízení spojuje interaktivní bílou tabuli, audio a video konferenční zařízení a funkci sdílení obrazovky a ukázalo se jako dokonalé řešení našich potřeb interní a mezinárodní spolupráce. Objednali jsme tedy tato zařízení pro všechny tři pobočky v regionu a zástupce společnosti Cisco je přijel do Bratislavy, Prahy a Budapešti nainstalovat a předvést. 

Našim zaměstnancům se novinka líbila, přesto zůstávali trochu skeptičtí. „Myslíš, že to můžeme používat denně?“ ptali se mě. „Samozřejmě,“ odpovídala jsem jako technická nadšenkyně. Přínosy jsem viděla okamžitě. Ale kolegové potřebovali ještě přesvědčit. Trochu jsme si tedy se systémem pohráli a uvědomili si, jak je vše snadné. Svědčí o tom například to, že náš šéfredaktor má tříletého syna, který si k nám občas chodí na Webex Board kreslit. I on zařízení zvládne bez problému ovládat.

Učíme se pracovat s Webexem za pochodu

Věci se daly do pohybu, když jsme poprvé použili Webex při plánování naší největší akce. Bylo to loni v dubnu při přípravách slovenského summitu 30 pod 30. Svolala jsem kolegy do zasedací místnosti vybavené zařízením Webex Board a navrhla, že bychom mohli vyzkoušet kreslicí funkce. Požádala jsem konferenční manažerku Livii, aby načrtla plánek našeho hlavního konferenčního sálu. Vzala stylus a nakreslila uspořádání sálu. Ačkoli měla v hlavě přesnou představu, nikdy se o ni ještě s nikým nepodělila. Byl to okamžik, který vše změnil.

Livii se líbilo barevné provedení a celkový vzhled plánku a zeptala se, zda by si jej nemohla stáhnout do počítače. Jediným kliknutím jsem spustila aplikaci pro sdílení dokumentů v systému Webex a poslala jí ho. Tím si systém získal všechny přítomné. Předvedla jsem kolegům, jak si mohou sdílet obrazovky navzájem a poté jsme procházeli jednu funkci po druhé tak, jak jsme potřebovali.

Na závěr jsme měli videokonferenci s našimi českými kolegy. Na programu byl sice konferenční hovor, ale původně jsme neplánovali použít Webex. Opět stačilo jedno kliknutí. Nás sedm si z Bratislavy povídalo s kolegy v Praze jako bychom seděli vedle sebe v jedné místnosti. Další podobnou zkušenost jsme získali pro pořádání společné česko-slovenské akce ve Forbesu na Páté Avenue v New Yorku. Jednalo se o oslavu stého výročí založení Československa a sta let inovací. Bez technologie, jako je Cisco Webex Board, by něco takového bylo takřka nemyslitelné. 

Nahrazujeme staré postupy Webexem

Začínali jsme v místnosti plné skeptiků a končili se skupinou přesvědčených zastánců. Dnes užíváme Webex téměř denně. Největší vliv má na naši interní spolupráci. Nejen že šetříme náklady na cestování a ubytování, ale zvládneme toho mnohem více. Summit 30 pod 30 pro střední a východní Evropu je jen začátek. Díky pravidelné úzké spolupráci mezi českým, maďarským a slovenským týmem budeme schopni plánovat větší a výnosnější regionální akce a přilákat na ně nejlepší mozky z celé Evropy i zbytku světa.

Webex zásadním způsobem ovlivňuje vše, co děláme. Mění pracovní postupy, které fungovaly odedávna. Lidé například přestali k prezentacím používat PowerPoint. Namísto dlouhých hodin strávených přípravou snímků vše potřebné nakreslí na Webex Board v reálném čase a po skončení schůzky to jedním tlačítkem všem v kanceláři nasdílí.

Pracuji zde pouze několik let, ale Cisco Webex a nový otevřený koncept kanceláří slovenský Forbes zásadně změnil. Překonali jsme překážky spolupráce a do značné míry odstranili formálnost celého procesu. Letos v únoru jsme navíc získali ocenění za nejlepší kancelář roku. 

Nové technologie otevírají nové obzory

Jsem přesvědčená zastánkyně využití technologií k otevírání nových obzorů, což je jeden z důvodů, proč mě zde baví pracovat. Možná jsem teprve nedávno promovala, ale mohu ovlivnit způsob fungování naší kanceláře a chtěla bych pokračovat v inovacích. Mám proto radost, že naši kancelář vybavíme dalšími technologiemi od společnosti Cisco.

Už se nemohu dočkat, s jakými novými řešeními Cisco přijde. Dokážu si pouze představit, jakým způsobem tyto nové technologie ještě více promění naše pracovní prostředí.

Ostatně, kvalita naší práce – výsledku našeho společného úsilí – hovoří sama za sebe. Různé týmy vydavatelství Forbes na Slovensku dnes pracují jako jeden. Zlepšili jsme také vazby na naše pobočky v České republice a v Maďarsku a posílili tak naši regionální působnost. Společnost Cisco nám pomohla vybudovat tým, který inovuje napříč hranicemi našich zemí.