Lepšia spolupráca medzi redakciami pomáha časopisu Forbes búrať hranice, skracovať vzdialenosti a podporovať inovácie

Forbes Media je jedno z najväčších mien v oblasti ekonomického spravodajstva a odborných konferencií na svete. Prvé číslo časopisu Forbes vyšlo v septembri 1917. Dnes vychádza medzinárodne v 38 medzinárodných edíciach. Časopis sa postupne etabloval i na internete: stránky Forbes.com mesačne privítajú približne 71,5 milióna návštevníkov.

Forbes je známy svojimi rebríčkami, okrem iných sú to napríklad Forbes 400 (najbohatší Američania) a Forbes Global 2000 (spoločnosti s najvyššou trhovou kapitalizáciou na svete). Vždy sme sa zameriavali na inovácie a podnikanie. Vďaka tomu nedávno vznikol rebríček 30 pod 30, pravidelne zverejňovaný zoznam mladých nádejných lídrov vo veku do 30 rokov z rôznych odborov.

Po každoročnom zverejnení rebríčkov nasleduje množstvo medzinárodných konferencií, na ktorých sa stretávajú mladí manažéri a podnikatelia z celého sveta. Pôvodne sa konferencie 30 pod 30 konali len v Spojených štátoch, ale dnes ich usporadúvame aj v ďalších krajinách. Ako riaditeľka slovenskej pobočky časopisu Forbes som sa podieľala na organizácii tohtoročného samitu 30 pod 30 pre strednú a východnú Európu, ktorý sa konal na Slovensku.

Prepájame tímy a regionálne zastúpenia

Pred niekoľkými rokmi som začínala v slovenskom Forbes ako Subscriptions Manager. Na svojej dnešnej pozícii riaditeľky pobočky mám na starosti aj obchodný, marketingový, zákaznícky a konferenčný tím.

Každý deň ma môžete stretnúť ako hovorím o produktoch a štatistikách predaja s obchodným tímom, diskutujem o stratégii pre kampane s ponukou predplatného alebo plánujem akcie s našim konferenčným tímom. Sprostredkovávam aj komunikáciu medzi spravodajskou redakciou a vydavateľským oddelením.

Jednou z mojich najnáročnejších úloh je zaistiť, aby všetci navzájom spolupracovali. Žiadny tím v slovenskom Forbes nemá lídra, takže mojou prácou je vytvoriť podmienky pre spoluprácu a dozerať na prácu, ktorú jednotlivé tímy vykonávajú samostatne i spoločne.

Navyše koordinujem projekty, týkajúce sa aktivít Forbes v Českej republike a v Maďarsku. V minulosti som chodila na stretnutia do našich kancelárií v Prahe a v Budapešti, čo vždy zabralo značnú časť môjho dňa. A hoci sú tieto mestá vzdialené dve, respektíve tri hodiny cesty autom, stále ide o veľa drahocenného času stráveného na ceste. Nebolo to práve jeho najefektívnejšie využitie, ale podstatne lepšie ako komunikovať cez telefón alebo e-mail. Keď s niekým nehovoríte tvárou v tvár, ťažko môžete zistiť, čo si skutočne myslí.

Rúcame hranice a zavádzame Webex

Približne pred rokom a pol sme sa sťahovali do nových kancelárií. Vzali sme to zároveň ako príležitosť zmeniť spôsob spolupráce. Najväčšou zmenou bolo zavedenie konceptu otvoreného pracovného prostredia. Strhnutím stien vzniká atmosféra, ktorá omnoho viac podporuje spoluprácu. Ďalšou zmenou bolo zavedenie platformy pre tímovú spoluprácu, ktorá nám umožnila jednak efektívnejšie pracovať interne a jednak efektívnejšie komunikovať s pobočkami Forbes v susedných krajinách.

Môj nadriadený sa stretol s generálnym riaditeľom spoločnosti Cisco Systems v Českej republike, aby nám pomohol nájsť najlepšiu možnosť, ako prepojiť kancelárie. Spoločnosť Cisco mu predstavila Webex Board, ktoré je základom balíka komunikačných nástrojov, ktoré Cisco ponúka.

Systém Cisco Webex Board v jedinom zariadení spája interaktívnu bielu tabuľu, audio a video konferenčné zariadenie i funkciu zdieľania obrazovky. Ukázalo sa ako dokonalé riešenie našich potrieb internej a medzinárodnej spolupráce. Objednali sme si teda tieto zariadenia pre všetky tri pobočky v regióne a zástupca spoločnosti Cisco ich prišiel do Bratislavy, Prahy a Budapešti nainštalovať a predviesť.

Našim zamestnancom sa novinka páčila, no napriek tomu zostávali trochu skeptickí. „Myslíš, že to môžeme používať denne?“ pýtali sa ma. „Samozrejme,“ odpovedala som ako nadšenec technológií. Prínosy som videla okamžite. Kolegov však bolo treba ešte presvedčiť. Trochu sme sa teda so systémom pohrali a uvedomili si, aké je všetko jednoduché. Svedčí o tom napríklad to, že náš šéfredaktor má trojročného syna, ktorý si k nám občas chodí na Webex Board kresliť. Aj on zariadenie zvládne bez problémov ovládať.

Učíme sa pracovať s Webexom za pochodu

Veci sa dali do pohybu, keď sme po prvý raz použili Webex pri plánovaní nášho najväčšieho podujatia. Bolo to vlani v apríli pri prípravách slovenského samitu 30 pod 30. Zvolala som kolegov do zasadacej miestnosti vybavenej zariadením Webex Board a navrhla, že by sme mohli vyskúšať kresliacu funkciu. Požiadala som konferenčnú manažérku Líviu, aby načrtla plánik našej hlavnej konferenčnej sály. Vzala stylus a nakreslila usporiadanie miestnosti. Hoci mala v hlave presnú predstavu, dovtedy sa o ňu ešte s nikým nepodelila. Bol to okamih, ktorý všetko zmenil.

Lívii sa páčilo farebné vyhotovenie a celkový vzhľad plániku a spýtala sa, či by si ho nemohla stiahnuť do počítača. Jediným kliknutím som spustila aplikáciu na zdieľanie dokumentov v systéme Webex a poslala som jej ho. Tým si systém získal všetkých prítomných. Predviedla som kolegom, ako môžu navzájom zdieľať obrazovky a potom sme prechádzali jednu funkciu po druhej tak, ako sme potrebovali.

Na záver sme mali video konferenciu s našimi českými kolegami. Na programe bol síce konferenčný hovor, ale pôvodne sme neplánovali použiť Webex. Opäť stačilo jedno kliknutie. Nás sedem sa z Bratislavy rozprávalo s kolegami v Prahe, ako keby sme sedeli vedľa seba v jednej miestnosti. Ďalšiu podobnú skúsenosť sme získali pri usporadúvaní spoločnej česko-slovenskej akcie vo Forbes na Piatej Avenue v New Yorku. Išlo o oslavu stého výročia založenia Československa a sto rokov inovácií. Bez technológie, akou je Cisco Webex Board, by niečo také bolo takpovediac nemysliteľné.

Nahrádzame staré postupy Webexom

Začínali sme v miestnosti plnej skeptikov a končili so skupinou presvedčených zástancov. Dnes používame Webex takmer každý deň. Najväčší vplyv má na našu internú spoluprácu. Nielenže šetríme náklady na cestovanie a ubytovanie, ale zvládneme toho omnoho viac. Samit 30 pod 30 pre strednú a východnú Európu je len začiatok. Vďaka pravidelnej úzkej spolupráci medzi českým, maďarským a slovenským tímom budeme schopní plánovať väčšie a výnosnejšie regionálne akcie a prilákať na ne najlepšie mozgy z celej Európy i zvyšku sveta.

Webex zásadným spôsobom ovplyvňuje všetko, čo robíme. Mení pracovné postupy, ktoré fungovali oddávna. Ľudia napríklad prestali na prezentácie používať PowerPoint. Namiesto dlhých hodín strávených prípravou snímok všetko potrebné prekreslia na Webex Board v reálnom čase a po skončení schôdzky sa o to jedným tlačidlom so všetkými v kancelárii podelia.

Pracujem tu len niekoľko rokov, ale Cisco Webex a nový otvorený koncept kancelárií slovenský Forbes zásadne zmenili. Prekonali sme prekážky spolupráce a do značnej miery odstránili formálnosť celého procesu. Tento rok vo februári sme navyše získali ocenenie za najlepšiu kanceláriu roka.

Nové technológie otvárajú nové obzory

Som presvedčená zástankyňa využitia technológií na otváranie nových obzorov, čo je jeden z dôvodov, prečo ma tu baví pracovať. Aj keď som len nedávno promovala, môžem ovplyvňovať spôsob fungovania našej kancelárie a chcela by som pokračovať týchto inováciách. Preto mám radosť, že naše priestory vybavíme ďalšími technológiami od spoločnosti Cisco.

Už sa neviem dočkať, s akými novými riešeniami Cisco príde. Dokážem si len predstaviť, akým spôsobom tieto nové technológie ešte viac premenia naše pracovné prostredie.

Kvalita našej práce - výsledku nášho spoločného úsilia - hovorí sama za seba. Rôzne tímy vydavateľstva Forbes na Slovensku dnes pracujú ako jeden. Zlepšili sme aj väzby na naše pobočky v Českej republike a v Maďarsku a posilnili tak našu regionálnu pôsobnosť. Spoločnosť Cisco nám pomohla vybudovať tím, ktorý inovuje naprieč hranicami našich krajín.